Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Республики Южная Осетия и ведении его личного дела

В соответствии с Законом Республики Южная Осетия от 28.07.2020 №22 «О государственной гражданской службе Республики Южная Осетия» постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Республики Южная Осетия и ведении его личного дела.
2. Правительству Республики Южная Осетия в 3-месячный срок привести свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Указом.
3. Руководителям государственных органов:
обеспечить защиту персональных данных государственных гражданских служащих Республики Южная Осетия, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты за счет средств государственных органов в порядке, установленном законами;
определить лиц, уполномоченных на обработку персональных данных государственных гражданских служащих Республики Южная Осетия в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством, действующим в Республике Южная Осетия, за нарушение режима защиты этих персональных данных.
4. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.
Президент Республики Южная Осетия А. ГАГЛОЕВ
г. Цхинвал, 11 августа 2022 г. №415

Утверждено Указом Президента Республики Южная Осетия
от 11 августа 2022 г. №415

ПОЛОЖЕНИЕ
о персональных данных государственного гражданского служащего Республики Южная Осетия
и ведении его личного дела
1. Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных государственного гражданского служащего Республики Южная Осетия (далее – гражданский служащий), а также ведения его личного дела в соответствии со статьей 42 Закона Республики Южная Осетия от 28.07.2020 № 22 «О государственной гражданской службе Республики Южная Осетия» (далее – Закон).
2. Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением.
3. Представитель нанимателя в лице руководителя государственного органа либо его представителя, осуществляющих полномочия нанимателя от имени Республики Южная Осетия (далее – представитель нанимателя), обеспечивает защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты.
4. Представитель нанимателя определяет лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на обработку персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством, действующим в Республике Южная Осетия, за нарушение режима защиты этих персональных данных.
5. При обработке персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
а) обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Республики Южная Осетия, законов и иных нормативных правовых актов Республики Южная Осетия, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы Республики Южная Осетия (далее -гражданская служба), в обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества и имущества государственного органа, учета результатов исполнения им должностных обязанностей;
б) персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
в) запрещается обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве
в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

(Начало на стр. 2)
г) при принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, запрещается основываться на персональных данных гражданского служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
д) защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном законами, действующими в Республике Южная Осетия;
е) передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных законом.
6. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах гражданских служащих, гражданские служащие имеют право:
а) получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
б) осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные гражданского служащего, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
в) требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Закона. Гражданский служащий при отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданского служащего имеет право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие.
Персональные данные оценочного характера гражданский служащий имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
г) требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные гражданского служащего, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
д) обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите персональных данных гражданского служащего.
7. Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных другого гражданского служащего, несет ответственность в соответствии с Законом и другими законами, действующими в Республике Южная Осетия.
В соответствии со статей 14 Закона Республики Южная Осетия от 28.07.2020 №21 «О системе государственной службы Республики Южная Осетия» на основе персональных данных гражданских служащих в государственном органе Республики Южная Осетия формируется и ведется, в том числе на электронном носителе, реестр гражданских служащих.
9. Представитель нанимателя или уполномоченное им лицо вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные данные гражданских служащих при формировании кадрового резерва.
10. В личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа.
11. Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Республики Южная Осетия, – к сведениям, составляющим государственную тайну.
12. В соответствии с частью 5 статьи 19 Закона сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Республики Южная Осетия или Правительством Республики Южная Осетия, предоставляются для опубликования средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
13. Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанных в пункте 12 настоящего Положения:
а) декларированный годовой доход;
б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
14. Сведения, указанные в пункте 13 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
15. В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в пункте 13 настоящего Положения;
б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:
а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Республики Южная Осетия (далее – должность гражданской службы);
б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Республики Южная Осетия анкета установленной формы с приложением фотографии;
в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
д) копия трудовой книжки, копия документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы (при наличии);
е) копии документов об образовании и о квалификации, документов о квалификации, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального образования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
ж) копии решений о награждении государственными наградами Республики Южная Осетия, присвоении воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Республики Южная Осетия;
п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Республики Южная Осетия (иного классного чина, дипломатического ранга);
р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
х) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Республики Южная Осетия;
ц) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
ч) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных законодательством, действующим в Республике Южная Осетия.
17. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.
К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Республики Южная Осетия.
18. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Республики Южная Осетия, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
19. В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:
а) приобщение документов, указанных в пунктах 16 и 17 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;
б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Законом, другими законами и иными нормативными правовыми актами Республики Южная Осетия, а также в соответствии с настоящим Положением;
г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Республики Южная Осетия или Правительством Республики Южная Осетия, для опубликования средствам массовой информации по их обращениям;
д) информирование гражданских служащих, указанных в подпункте «г» настоящего пункта, об обращении средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
е) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Южная Осетия.
20. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством, действующим в Республике Южная Осетия, к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.
21. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.
22. При назначении гражданского служащего на государственную должность Республики Южная Осетия его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Республики Южная Осетия.
23. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Республики Южная Осетия о государственной тайне.