/Архиважно: оцифровка обеспечит сохранность документов и повысит качество услуг

Архиважно: оцифровка обеспечит сохранность документов и повысит качество услуг

Архивы выполняют значимую миссию в жизни общества. Благодаря им удаётся сберечь документы о важных исторических событиях, этапах общественно-политического, экономического и культурного развития государства, деятельности выдающихся личностей и разные архивные материалы органов государственной власти, отдельных граждан. Именно здесь хранится подлинная информация.

В Южной Осетии хранением, сбором и комплектованием документов занимается Главное архивное управление с подведомственным ему Центральным государст-венным архивом. Действуют архивы при Знаурской, Дзауской и Ленингорской районных администрациях.

Временное и постоянное
В центральном госархиве хранятся материалы республиканских ведомств, организаций и учреждений города Цхинвала, а также Цхинвальского района. Согласно закону «Об архивном деле РЮО», министерства, ведомства, все госучреждения обязаны периодически сдавать свои архивные документы в госархив. Коммерческие структуры должны это делать по собственному желанию при заключении специального договора. Как сказал начальник Главного архивного управления РЮО Хетаг Тадтаев, на сегодня ни один предприниматель не передал в архив свои документы.
В центральном архиве отдельное место занимают фонды личного происхождения, их всего 34. Они хранят память о видных деятелях Южной Осетии, таких как Нафи Джусойты и др. Кроме того, на полках разложены стопки газет советского периода, местная периодика, журналы и пр. Находящиеся в архиве материалы подразделяются на документы временного и постоянного сроков хранения. К первым относятся материалы по личному составу, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (приказы о приеме на работу, переводе, назначении, увольнении и т.д.). По истечении 75 лет они подлежат уничтожению, поскольку теряют практическую ценность. К тому времени человек оформляет пенсию. На постоянном хранении в архивах остаются все остальные документы.
По состоянию на 1 января 2020 г. в Центральном архиве числится 112 тыс. 570 единицы хранения на постоянной основе и 92 тыс. 702 единицы на временной.

Церковные записи и секретный партархив
Архивная организация в Юж-ной Осетии образовалась в 1926 г. Однако, по словам Х. Тадтаева, в коллекции имеются и документы более раннего времени. Самые старинные — это церковные книги, датируемые 1870 г. «К нам они поступили не в лучшем виде, но постарались их отреставрировать, насколько это было возможно», — отметил главный архивариус республики.
В госархиве хранятся документы под «грифом секретно». Они относятся к деятельности службы госбезопасноти, но в основном это партийный архив советских времен, здесь он числится как отдел. Разумеется, многие материалы уже не несут в себе сведения, содержащие гостайну и нет необходимости держать их в секрете. Однако, по словам начальника, рассекречивание архивных документов пока не проводится. Одна из причин — нехватка специалистов.
Главное архивное управление предоставляет населению информационные услуги. Наиболее востребованы фонды органов исполнительной власти, особенно администрации г. Цхинвала. В здании функционирует читальный зал. Любой гражданин в исследовательских и других целях может воспользоваться хранящимися документами, кроме засекреченных и персональной конфиденциальной информации. Впрочем, посетителей в читальном зале бывает мало. В основном приходят люди за архивными справками по личным делам.

Перевести в «цифру»
Условия работы архивистов в целом неплохие. Несколько лет назад в двухэтажном здании был завершен капитальный ремонт. В хранилищах на полках лежат аккуратно сложенные в папки архивные материалы. В помещениях стараются поддерживать нужный температурно-влажностный режим, но пока не все доведено до нужных кондиций. Кроме того, требуются дополнительные помещения для хранения материалов, которых с каждым годом становится все больше. По мнению сотрудников учреждения, следует сделать пристройку к основному зданию.
Самой главной проблемой для центрального госархива и районных отделов остается отсутствие возможности перехода на цифровизацию. В других странах эта практика давно успешно применена. Она облегчит труд работников архивных учреждений, а, главное — позволит эффективнее решать вопросы с обеспечением сохранности документов. Какие бы условия не создавались в хранилищах, со временем бумажные документы приходят в негодность, а вот оцифрованные могут храниться практически вечно. Для решения вопроса необходимо приобрести серверное оборудование, новую компьютерную технику. Как отмечает руководство госархива, каждый год в Правительство направляются письма. Но пока дело не сдвинулось.
Сотрудники архивной службы постепенно вносят в компьютер «шапки» документов наиболее востребованных фондов. «После военных событий 2008 года у нас был большой наплыв посетителей. У многих были разрушены дома, потеряны документы. Граждане, которым восстанавливали жилье, просили нужные им справки. К нам обращалось большое количество людей. Возникла суматоха, — рассказывает руководитель центрального госархива Валентина Валиева. — Мы решили создать базу данных, собрали всю документацию о выделении земельных участков, квартир и т.д. Внесли в компьютер почти весь фонд горисполкома. Работать стало легче. Но это не решает проблему. Необходимо проводить полноценную оцифровку документов. Мы надеемся, что нам окажут поддержку в приобретении оборудования».
Перевод документов в электронный формат позволит кроме того создать госархиву свой сайт. Во всех странах архивные учреждения давно обзавелись собственными сайтами, это в том числе упрощает предоставление информационных услуг населению. «Открытие сайта входит в наши планы, работаем над этим вопросом», — уверяет Х. Тадтаев.
По его словам, еще одной проблемой для архивной службы является нехватка специалистов с соответствующим образованием. Перед компетентными структурами ставился вопрос о предоставлении целевых мест в специальные российские вузы. Впрочем, нынешняя молодежь особого интереса к важной профессии архивариуса не проявляет. Как говорит начальник Главного архивного управления, один раз вроде были предоставлены лимиты, но они остались невостребованными.
Нехватка квалифицированных кадров и необходимость закупки оборудования для оцифровки документов — две насущные проблемы, от решения которых зависит дальнейшая работа столь значимой для общества архивной службы, а самое главное, — сохранность архивных материалов.
А.БАГАЕВ